舉報政策

引言

安信資訊安全集團（以下簡稱「集團」）始終致力於以誠信、專業的態度開展業務，並嚴格遵守所有適用的法律法規。儘管集團的內部控制和程序旨在檢測、預防或阻止欺詐行為或疑似欺詐行為，但集團認識到，即使是最完善的系統也無法提供絕對保障，以防止欺詐行為和不當行為的發生。本政策的目的是為董事會董事、員工、合作夥伴及公眾提供一個安全、保密的渠道，以便他們能夠在不擔心報復或打擊報復的情況下，舉報集團內的欺詐行為和不當行為，從而能夠及時、果斷地採取損害控制或補救措施。本政策還有助於確保一切活動都公開透明，無人能凌駕於制度之上。

 

政策精神

本政策並非用於處理個人不滿情緒的途徑，也不替代管理報告渠道。董事會董事或員工通常應通過管理報告渠道提出任何疑慮，例如，將問題上報給適當的上級，如主管、部門負責人、人力資源部負責人或首席執行官。本政策旨在鼓勵董事會董事、員工、合作夥伴或公眾，在確信其報告未通過管理報告渠道得到或不會得到妥善處理的情況下，使用本政策下的流程舉報集團內的欺詐行為和不當行為。

 

可舉報的欺詐行為和不當行為

根據本政策，可舉報的欺詐行為和不當行為示例包括但不限於：

• 貪污或賄賂
• 挪用公款、欺詐或盜竊
• 違反法律法規
• 財務報表違規
• 濫用資金和資源
• 不遵守集團的內部控制和程序
• 未披露的嚴重利益衝突
• 性騷擾

上述列表並非詳盡無遺，僅旨在提供可能被視為欺詐行為或不當行為的示例。

 

舉報機制

根據本政策提出的疑慮應以書面形式提交給舉報接收專員。舉報人必須在報告中提供其姓名和聯繫方式。

舉報接收專員的聯繫方式如下：

舉報接收專員

Ensign InfoSecurity Pte. Ltd.

地址：30A Kallang Place, #08-01, Singapore 339213

郵箱：wbo@ensigninfosecurity.com

舉報人應秉持誠信原則進行舉報，不得提出虛假指控。任何故意或魯莽地作出不誠信陳述或披露的員工，可能會受到紀律處分，包括終止其在集團的僱傭關係。同樣，如果調查顯示外部舉報人輕率、惡意或為個人利益而進行舉報，可能會採取包括向警方報案在內的適當行動。

集團將盡力保護舉報人的身份保密，未經其同意，不會披露舉報人的身份。然而，在某些情況下，所提出的疑慮可能需要向外部監管機構報告，此時可能需要向監管機構披露舉報人的身份。如果存在此類情況，集團將通知舉報人其身份將被披露。

 

匿名舉報

由於匿名舉報中的指控可能缺乏或幾乎沒有確鑿證據來證實，因此很難評估匿名舉報是真實的還是惡意的。儘管集團可能會考慮匿名舉報，但可能不會啟動調查。

 

舉報處理程序

舉報接收專員將向首席執行官報告針對任何人（包括高級管理層和董事會董事，但不包括首席執行官本人）提出的任何疑慮或問題。舉報接收專員和首席執行官將共同評估該事項是否屬於輕微或無關緊要。如果該事項屬於輕微或無關緊要，首席執行官將視情況自行解決。然而，如果該事項不屬於輕微或無關緊要，首席執行官將成立一個調查委員會進行調查。

成立的調查委員會將利用適當的資源和專業知識進行調查，並向執行長報告其調查結果和建議。如果所提出的疑慮是針對首席執行官的，舉報接收專員應將該事項提交給審計與風險管理委員會主席。如果舉報接收專員和審計與風險管理委員會主席評估認為該事項不屬於輕微或無關緊要，審計與風險管理委員會主席將成立一個調查委員會進行調查。

如果所提出的疑慮是針對審計與風險管理委員會主席或任何董事會董事的，舉報接收專員應將該事項提交給董事會主席。如果舉報接收專員和董事會主席評估認為該事項不屬於輕微或無關緊要，董事會主席將成立一個調查委員會進行調查。如果在調查過程中，調查委員會評估認為有合理理由懷疑已發生犯罪行為，且集團有義務根據任何法律法規向任何監管或執法機構報告，調查委員會應立即通知首席執行官和審計與風險管理委員會主席或董事會主席，並應立即向相關機構提交報告。

本政策旨在確保集團內部行為的透明度和問責制，同時保護舉報人的權益。集團鼓勵所有利益相關者積極參與，共同維護誠信和合規的企業文化。